Krisekommunikation og formidling - kerneopgave 4

Læs om intern og ekstern krisekommunikation, dokumentation og planlægning af genopretning i forbindelse med sundhedsberedskabet.

Formål med krisekommunikation og formidling

En væsentlig del af håndteringen af en sundhedshændelse er koordination af kommunikationsopgaver og formidling.

Formålet er at sikre relevant sundhedsfaglig information til alle interessenter herunder:

  • Medarbejdere
  • Borgere
  • Pressen
  • Eksterne samarbejdspartnere

Sundhedskrisestaben skal sikre, at der nedsættes en gruppe af medarbejdere, der varetager kommunikationsopgaverne.

Hvis Aalborg Kommunes krisestab er nedsat, er Kommunikation i Økonomi og Erhverv bemyndiget til at igangsætte kommunikationsopgaver sideløbende med Aalborg Kommunes krisestabs møder.

Den gruppe, der varetager kommunikationsopgaver i sundhedskrisestaben krisestab koordinerer og samarbejder med Kommunikation, hvis de er nedsat.

Intern og ekstern formidling

Intern formidling

Det er vigtigt, at der sker en fortløbende formidling af situationens udvikling internt i den kommunale organisation. Informationen rettes først og fremmest til medarbejdere i de berørte afdelinger. Dernæst kan det være relevant at holde andre medarbejdere og afdelinger i den kommunale organisation orienteret.

Interne informationer varetages af chefer inden for de enkelte områder. Personalet holdes informeret om situationen ved orientering enten i form af en skriftlig situationsmelding eller ved en mundtlig orientering.

Kommunikationsforpligtelsen varetages på samme måde som beskrevet ovenfor:

  • ved grønt beredskabsniveau i egen afdeling/stab
  • ved gult/orange beredskabsniveau i egen afdeling/stab
  • ved rødt beredskabsniveau i sundhedskrisestaben ved talsmand udpeget af krisestaben.

Den interne kommunikation foregår i samarbejde med Kommunikation, Økonomi og Erhverv. Primært anvendes nyhedsfunktionen på KLIK til dette.

Mere specifik information til en særlig afdeling kan sendes på mail til lederne. Dette afgøres i situationen, og meddelelserne forfattes med hjælp fra kommunikationsgruppen i den pågældende forvaltning.

Ekstern formidling

Afhængigt af hændelsen kan det være nødvendigt at informere AMK vagtcentral, private leverandører af hjemmepleje eller mad, Styrelsen for Patientsikkerhed etc. om hvilke tiltag, der er gjort for at håndtere krisen. Krisekommunikation koordineres via LBS.

Formidling af information til borgerne kan også være en vigtig del af krisehåndteringen. Kommunen har ansvaret for et højt informationsniveau blandt andet via pressen. Informationen skal rettes til såvel direkte berørte borgere og virksomheder som til alle øvrige i kommunen. Sekundært vil der være behov for information til andre interessenter, så som borgere og virksomheder udenfor kommunen og øvrige myndigheder.

Aalborg Kommune vil benytte kommunens hjemmeside og intranet samt sociale medier til formidling af informationer.

Kommunikationsforpligtelsen varetages:

  • ved grønt beredskab i egen afdeling/stab
  • ved gult/orange beredskabsniveau i egen afdeling/stab eventuelt med bistand fra Kommunikationsafdeling
  • ved rødt beredskabsniveau i sundhedskrisestaben ved talsmand udpeget af sundhedskrisestaben.

Ved større hændelser vil der være et øget behov for information samt behov for koordinering af informationsstrømme. Dette ansvar påhviler sundhedskrisestaben.

Dokumentation (logføring)

Alle informationer og beslutninger vedrørende hændelsesforløbet skal nedskrives. Dette gøres i programmet C3, hvor der oprettes en sag/log eller alternativt i et simpelt word-dokument, som efterfølgende journaliseres i e-doc og C3 sammen med de pressemeddelelser og mails, der er afsendt undervejs.

Overblik over hændelsen

Det er sundhedskrisestaben, som har ansvar for information til kommunens involverede parter. På sundhedskrisestabens første møde besluttes det hvem, der har ansvar for at videregive informationen ud i organisationen.

Oftest vil det være chefen for det område, der er ramt af den ekstraordinære hændelse, som har aktiveret sundhedskrisestaben, der har ansvar for at give informationen videre.

Oplysninger, som skal videregives eksternt, bør ske gennem formanden for sundhedsberedskabet medmindre andet bliver besluttet på det første møde i sundhedskrisestaben. Der skal tages stilling til:

  • Hvem der skal have information
  • Hvad der skal informeres om
  • Hvornår og hvor ofte der skal informeres
  • Hvilket medie der skal kommunikeres igennem
  • Hvor borgerne kan henvende sig omkring hjælp og information

Vurdering og behandling af informationer

Medarbejdere i Aalborg Kommune har pligt til at informere opad.

Når en medarbejder modtager information, der indikerer behov for øjeblikkelige tiltag, har medarbejderen pligt til at gå til sin nærmeste leder/chef, som så vil vurdere, om det skal kommunikeres videre til nærmeste leder/chef osv.

De informationer, der er vurderet af fagchefer til at være vigtige, vil ende hos sundhedskrisestaben, som har mulighed for at handle ud fra disse.

Kommandovejen ved en krisehændelse vil fungere, som det gør i hverdagene.

Genopretning

Planlægning for genopretning bør – hvis muligt ske – allerede ved beredskabsplanlægningen. Alternativt kan planlægning af genopretning påbegyndes snarest muligt efter, at en hændelse er indtruffet.

Opgaver i forbindelse med genopretning kan beskrives som:

  • Identificere udfordringer og behov
  • Klarlægge løsninger – herunder mål og midler
  • Fastlægge nødvendige aktiviteter
  • Implementering

Evaluering af beredskabsniveauet (rød, gul, orange eller grøn) afgør, hvem der er ansvarlig for genopretningen. Opgaven er at koordinere løsning af de forskellige opgaver ved genopretning.

Del indhold