Informationshåndtering

Læs om håndtering af informationer i forbindelse med ekstraordinære hændelser så Senior og Omsorgs krisestab har et overblik over den samlede situation og løbende kan dokumentere forløbet.

Målet med håndtering af informationer

Målet med håndtering af informationer er at sikre, at Senior og Omsorgs krisestab til stadighed har et overblik over den samlede situation og løbende kan dokumentere forløbet.

Som udgangspunkt arbejder Aalborg Kommunes krisestyring ikke med personfølsomme oplysninger, men skulle det alligevel ske, skal den enkelte medarbejder sørge for, at eventuelt personfølsomme oplysninger ikke tilgår en større personkreds end absolut nødvendigt i forhold til at løse opgaven.

Personfølsomme oplysninger på skrift holdes under personligt opsyn og slettes/makuleres efter brug.

Tilgang af informationer om hændelsen

I forbindelse med en hændelse, hvor Senior og Omsorgs Krisestab er aktiveret, vil krisestaben løbende modtage information fra forskellige kilder.

Information vil tilgå fra samarbejdspartnere og forvaltningens egne enheder. For at sikre, at relevante informationer kommer frem til staben, kan der iværksættes følgende foranstaltninger:

Forstærket overvågning af postkasse under en hændelse

Overvågningen omfatter Senior og Omsorgs hovedpostkasse.

  • Ansvarlig: Direktørens Sekretariat

Iværksættelse af medieovervågning

Kommunikationskonsulenterne i Direktørens Sekretariat iværksætter hurtigst muligt efter aktivering overvågning af sociale medier og relevante nordjyske medier.

  • Ansvarlig: Kommunikationskonsulenterne i Direktørens Sekretariat

Intern fordeling af mails og telefonopkald

Under en krise skal alle relevante informationer umiddelbart sendes videre til Senior og Omsorgs Krisestab, uanset hvor og hvordan informationerne modtages.

Dokumentationer af informationer

Log og journalisering

Alle relevante informationer og beslutninger vedrørende krisen skal løbende og hurtigst muligt registreres i Aalborg Kommunes webbaserede hændelseslog i krisestyringssystemet C3.

Det skal tydeligt fremgå af loggen, om informationer er bekræftede eller ubekræftede.

Alle indgåede aftaler samt alt udgående post sendes til hovedpostkassen og Cc. til Sekretariatschef i Direktørens Sekretariat, så de udgående signaler kan registreres og senere journaliseres i C3.

Al indgående post registreres af Sekretariatschef i Direktørens Sekretariat (med henblik på senere journalisering i C3).

  • Ansvarlig: Direktørens Sekretariat

Referat

Der tages beslutningsreferat under hvert stabsmøde. Referatet udarbejdes af Sekretariatschefen i Direktørens Sekretariat. Referatet fordeles til relevante aktører umiddelbart efter hvert stabsmøde samt lægges i C3-loggen.

Referatet skal godkendes af Senior og Omsorgs Direktør før fordeling.

  • Ansvarlig: Sekretariatschef i Direktørens Sekretariat

Overblik over forvaltningens ressourcer

Senior og Omsorgs Krisestab skal løbende have et generelt overblik over forvaltningens disponerede og ikke-aktiverede ressourcer, herunder de kritiske ressourcer, samt have overblik over, hvilke
ressourcer, der kan frigøres eller omdisponeres uden at svække den samlede indsats. Dette overblik tilvejebringes via funktions-/fagcenterchefer.

  • Ansvarlig: Sekretariatschef i Direktørens Sekretariat

Skabelon for Senior og Omsorgs samlede situationsbillede (bilag 4).

Skabelon for opstilling af overblik over ressourcer (bilag 5).

Del indhold