Aktivering og drift af Senior og Omsorgs Krisestab

Læs om aktivering og drift af Senior og Omsorgs Krisestab ved ekstraordinære hændelser.

Målet for aktivering af Senior og Omsorgs Krisestab

Målet med aktivering og drift af Senior og Omsorgs Krisestab er at sikre en effektiv ramme for opgaveløsningen i forbindelse med en krise.

Krav til Krisestaben

Senior og Omsorg skal kunne aktivere krisestyringen uden varsel.

Senior og Omsorgs Krisestab skal kunne fungere i ”Operationsberedskab” hurtigst muligt efter det er besluttet at aktivere krisestaben.

Modtagelse af varsler og alarmer mv.

Varsler og alarmer mv. modtages af Senior og Omsorgs Vagtcentral.

Vagtcentralen vurderer situationen med nærmeste leder (områdesygeplejersken/sygeplejechef) og orientere opad i systemet til ældre- og sundhedschef, der vurderer situationen og herefter tager stilling til aktiveringsniveau i egen afdeling.

Herefter videregives information om:

  • Det konkrete varsel, alarm mv.
  • Information om aktiveringsniveau i egen afdeling.

Informationen videresendes til fælles mailliste i Senior og Omsorg ”SOM beredskab mailliste” som indeholder:

  • Rådmand
  • Direktør
  • Vicedirektør
  • Ældre- og Sundhedschef (og stedfortræder)
  • Myndighedschef (og stedfortræder)
  • Sekretariatschef i Direktørens Sekretariat
  • Chefsekretær i Direktørens Sekretariat (Cc)
  • Kommunikationskonsulenter fra Direktørens Sekretariat (Cc)
  • Beredskabsplanlæggere i Kvalitet og Innovationsenheden og Ældre- og Sundhedssekretariatet (Cc)

Herefter vurderes aktiveringsniveauet i de enkelte afdelinger og på forvaltningsniveau.

Myndighedsafdelingen og Direktøren videregiver information om aktiveringsniveau i egen afdeling og på forvaltningsniveau via fælles mailliste i Senior og Omsorg ”SOM beredskab mailliste”.

De typiske varsler, alarmer mv. kan eksempelvis bestå af:

  • Meldinger fra medarbejdere/ledere i egen forvaltning om usædvanlige observationer hos en større gruppe af borgere.
  • Henvendelser fra Forsyningsvirksomhederne vedrørende vandforurening, strømsvigt eller lignende.

Ovenstående alarmeringsprocedure fremgår også af bilag 1.

Konkrete kontaktoplysninger fremgår af Senior og Omsorgs Tilkaldeplan, som forefindes på KLIK.

Aktivering af Senior og Omsorgs Krisestab

Beslutning om varsling eller aktivering af staben

Efter modtagelse af varsler, alarmer mv. beslutter Senior og Omsorgs Direktør eller Vicedirektør (stedfortræder):

  • hvilket aktiveringsniveau, der skal handles ud fra (jævnfør tabellen nedenfor).
  • om Senior og Omsorgs Krisestab skal aktiveres.
  • om funktions-/fagcenterchefer skal indkaldes i forvaltningens krisestab.

Når disse beslutninger er truffet, beder Senior og Omsorgs Direktør eller Vicedirektør (stedfortræder) Sekretariatschef i Direktørens Sekretariat om iværksættelse af aktiveringen samt registrering i log i C3.

Figur 2: Aktiveringsniveauer

Dagligt beredskab
- normal drift og organisation

Angiver
Hændelser klares i normal drift og under den normale ledelsesstruktur.

Informationsberedskab/
forhøjet beredskab

Angiver
Uønsket hændelse, der afviger fra den normale driftssituation.

Ressourcer
Daglige ressourcer i egen afdeling er tilstrækkelige til at løse opgaven, der ikke berører andre afdelinger.
Serviceniveauet forbliver intakt.

Underretning til
Ledere og nøglepersoner i de enkelte afdelinger.

Stabsberedskab/
markant forhøjet beredskab

Angiver
Uønsket hændelse, der afviger fra den normale driftssituation, hvor der vurderes at være behov for cheftilstedeværelse. En eller flere afdelinger er berørte.

Ressourcer
Daglige ressourcer i egne afdelinger er tilstrækkelige til opgaven, men kan kræve ekstra ressourcer. Serviceniveauet forbliver intakt. Krisestaben mødes for planlægning af håndtering af hændelsen.

Underretning til
Indkaldelse af chefer, ledere og nøglepersoner i berørte afdelinger.

Operationsberedskab/
fuldt etableret beredskab

Angiver
Uønsket hændelse, der afviger væsentligt fra den normale driftssituation.

Ressourcer
Ledelse og organisation kan varetage samtlige krisestyringsrelevante opgaver med det samme og i længere tid. Borgere er berørt i væsentlig grad. Egne daglige ressourcer er ikke tilstrækkelige til at løse opgaven. Der kræves ekstra ressourcer. Serviceniveauet er truet.

Underretning til
Senior og Omsorgs Krisestab aktiveres.

Indledende opgaver vedr. aktivering af staben

De indledende opgaver omfatter:

Opstart af Senior og Omsorgs log og overvågning af telefon og e-mail

Senior og Omsorgs log (C3) startes, når der er truffet beslutning om at aktivere forvaltningens krisestab. Loggen føres af Sekretariatschef i Direktørens Sekretariat.

  • Ansvarlig: Sekretariatschef i Direktørens Sekretariat

Varsling/aktivering af relevante funktions-/fagcenterchefer

Relevante funktions-/fagcenterchefer varsles/indkaldes via telefon, sms og eventuelt pr. e-mail og kommunikationskonsulenterne i Direktørens Sekretariat indfører i loggen, hvilke personer, man har været i kontakt med, og hvornår de kan møde frem i staben.

  • Ansvarlig: Sekretariatschef i Direktørens Sekretariat

Ved indkaldelse til møde i forvaltningens krisestab skal indkaldelsen indeholde oplysninger om deltagere, tid, sted og årsag.

  • Ansvarlig: Sekretariatschef i Direktørens Sekretariat.

Orientering af fremmødte stabsmedlemmer

Ved stabsrummet opsættes opslag med en kort orientering om situationen samt hvilke konkrete initiativer, der er besluttet. F.eks. tidspunkt for afholdelse af 1. stabsmøde.

Indholdet i opslaget aftales med Senior og Omsorgs Direktør (eller stedfortræder). Orienteringen noteres i C3-loggen.

  • Ansvarlig: Sekretariatschef i Direktørens Sekretariat

Generel orientering af Senior og Omsorgs medarbejdere via KLIK og evt. mail

Senior og Omsorgs medarbejdere orienteres via intranettet (KLIK) og eventuelt via e-mail om situationen, herunder hvilket niveau forvaltningens krisestab er aktiveret på.

  • Ansvarlig: Direktørens Sekretariat

Ved behov kan der trækkes på understøttelse af sekretariatsbistand i Direktørens Sekretariat.

Gennemførelse af stabsmøder

På 1. stabsmøde træffes beslutning om en række forhold i forbindelse med den konkrete krise.

Mødet ledes af Senior og Omsorgs Direktør eller Vicedirektør (stedfortræder) og gennemføres ud fra dagsorden for stabsmøder.

Deltagerkredsen for efterfølgende stabsmøde fastlægges af Senior og Omsorgs Direktør (eller i dennes fravær vicedirektøren).

Møderne gennemføres ud fra dagsordenen for stabsmøder.

Dagsorden for stabsmøde (bilag 2).

Støttefunktioner

Krisestaben kan have behov for støtte fra funktionerne:

Vagtcentral

Ved alarmering. Ældre og Sundhed

Økonomiafsnittet i Administrationsafdelingen

Senior og Omsorgs økonomiafsnit (Administrationsafdelingen) har ansvar for at betjene krisestaben efter forespørgsel på forvaltningens dataløsninger. Eksempelvis overblik over borgere som modtager hjemmepleje i et afgrænset område.

  • Ansvarlig: Administrationsafdelingen

IT og Digitalisering

IT og Digitalisering har det overordnede ansvar for, at krisestabens IT fungerer og for at yde øjeblikkelig støtte, hvis der opstår IT-mæssige problemer.

  • Ansvarlig: IT & Digitalisering

Beredskabsplanlæggere

Til at bidrage med viden om hvilke planer og actioncards der findes i forvaltningen.

  • Ansvarlig: Kvalitets- og Innovationsenheden samt Ældre- og Sundhedssekretariatet

Stabsstøttefunktionerne skal bidrage til, at krisestaben effektivt kan varetage sine opgaver.

Funktionerne etableres og bemandes ud fra en konkret vurdering af behovet for støtte.

Afløsning af stabsmedlemmerne

Hvis Senior og Omsorgs Direktør 8 timer efter aktiveringen vurderer, at krisen vil fortsætte, skal der inden for 12 timer efter aktiveringen gennemføres afløsning af stabsmedlemmerne, herunder også eventuelle funktions-/fagcenterchefer.

Alle berørte enheder er ansvarlige for, at der foretages en planlægning for stabens bemanding i den konkrete situation og herunder, at der udpeges afløsere til de bemandede funktioner.

Sekretariatschefen i Direktørens Sekretariat indkalder stabens afløserne og fører en liste, hvor det fremgår, hvilke personer man har været i kontakt med og hvornår de kan møde frem i staben.

Afløsningen foregår ved overlapning og personlig overlevering umiddelbart efter et stabsmøde.

Bemandingsplan/afløsningsplan (bilag 3).

Deaktivering af staben

Når der ikke længere er behov for Senior og Omsorgs Krisestab, og eventuelt resterende opgaver mere hensigtsmæssigt kan løses decentralt, træffer Senior og Omsorgs Direktør – efter drøftelse med stabens medlemmer – beslutning om deaktivering af staben.

Deaktiveringen meddeles Involverede parter - Nordjyllands Politi samt Nordjyllands Beredskab såfremt de har været involveret - og meldes ud internt i organisationen via intranettet (KLIK), fælles mailliste i Senior og Omsorg: ”SOM beredskab mailliste”.

  • Ansvarlig: Senior og Omsorgs Direktør
Del indhold